Kategori: produktivitet

Om at genfinde sin produktivitet

Lad mig være ærlig lige fra starten. Jeg har altid betragtet perioden lige efter sommerferien som en slags nytår. En ny start, hvor man kan slippe af med de dårlige vaner og begynde på noget nyt. Finde en bedre måde at gøre tingene på. Dengang jeg var fuldtidsselvstændig, skrev jeg vist en artikel, hvor jeg kaldte det for “iværksætternytår”. Men i år har mit nytår ikke været optimalt.

Jeg startede med brask og bram, lavede lange lister og planlagde mine dage, som derefter forsvandt i en kombination af brandslukning og overspringshandlinger. Jeg nåede det, jeg skulle, men der var ingen tvivl om, at jeg ikke fik det optimale ud af mine dage. Det gælder både i forhold til mit arbejde, men også mine andre projekter, arbejdet med at holde huset rent, og faktisk at være der for min familie.

Det er jo altid de sidste ting, der lider, når vi ikke har tid nok. Mit arbejde skal jeg nok nå, men så har jeg ikke overskud til at være en særlig god far, ægtemand eller bare menneske, fordi min energi er brugt.

Pomodoro

I dag tog jeg så beslutningen om at afprøve Pomodoro-teknikken igen. Det er MANGE år siden, jeg har brugt den, men det skulle jo ikke være nogen grund til ikke at prøve igen. Hvis Pomodoro er helt nyt for dig, er her en kort indføring:

Teknikken er opkaldt efter et æggeur med samme form som en tomat (du kender dem godt). Ideen er simpel: Man inddeler sin produktivitet i blokke af 25 minutter, og mellem hver blok giver man sig selv 5 minutters pause. Efter 4 blokke (altså 2 timer) giver man sig selv en lidt længere pause.

Det kan lyde urimeligt mekanisk, men efter at have praktiseret det i to dage må jeg bare indse, at jeg når MEGET mere. Jeg har tilpasset modellen lidt til mig selv – det skal der være plads til – men holder mig meget til grundformen.

Fokus

Den helt vigtige pointe er, at man før hver session på 25 minutter sætter et konkret mål for, hvad man skal opnå. Lige nu sidder jeg f.eks. med en timer, hvor der står ”Artikel om produktivitet”. Det har jeg så givet mig selv 25 minutter til at skrive. Lige nu har jeg 14 minutter og 44 sekunder tilbage. Det skal jeg nok nå. Og hvis jeg ikke når det, så går det nok også – mere om det senere.

Når jeg så sætter timeren, slår jeg notifikationer fra. Jeg åbner Word i Fokus-mode, så der intet er på skærmen udover ordene, jeg skriver. Det betyder altså, at jeg har besluttet mig for, at i de næste 25 minutter er det eneste, jeg gør, at skrive denne artikel.

Det er nøglen.

25 minutter er længe!

Det er absurd, at jeg er kommet til et sted, hvor jeg føler, at 25 minutter er lang tid. Men faktum er, at det at arbejde uforstyrret på EN ting i 25 minutter kan føles som den vildeste luksus. Jeg har opdaget, at jeg kan opnå utrolige ting på 25 minutter, hvis det eneste, jeg gør i den tid, er at arbejde på dem.

Naturligvis kan jeg ikke altid nå det hele, og det er også ok. Så tager jeg min pause og fortsætter enten, hvor jeg slap, eller tager 25 minutter dedikeret til opsamling, kundekontakt, chat med kollegaer etc., og så kan jeg vende tilbage til den opgave, jeg ikke fik løst i den foregående session. Det skal ikke være et nederlag ikke at nå det, og nogle gange ved jeg godt, at jeg ikke KAN nå det. Men så fortsætter jeg som sagt bare efter at have taget en kort pause (som så oftest er at hente noget at drikke, gå på toilettet eller måske lige støvsuge køkkenet).

Lister, lister, lister

Dette er kombineret med en masse andet. De første 25 minutter om morgenen bruger jeg på at planlægge min dag og skrive en liste, så jeg ikke skal opfinde en ny opgave hele tiden, men bare kan vælge fra listen. Der er masser af ting, jeg kan bygge ovenpå. Lave en bruttoliste over mål. Lave ugelister, dagslister, timelister. Lave timeblocks i min kalender. Det kommer måske senere, men lige nu er jeg bare glad for mine 25 minutters ubrudt koncentration. Det er længe siden, jeg har følt mig så produktiv, som jeg gør lige nu.

Og nu har jeg 6 minutter tilbage til at læse korrektur og finde et passende billede.

Jeg er storforbruger af Google Assistant – og ved godt at jeg dermed indgår i den store datahøst, men for det meste er det bare så forbandet praktisk. Men på ET punkt svigter Google mig – og faktisk på et af de allermest fundamentale. Min to-do-liste.

Det er netop denne her stort set universelle tilgang til Google Huskeliste som gør den så god. Jeg er elendig til at have en særskilt to-do-app – jeg vil gerne have min huskeliste over det hele, så ligemeget om jeg er i min mail, på min telefon, i mine dokumenter eller i min kalender så har jeg mine lister.

Endda har Google lavet den ret smarte tilgang til tasks i kalenderen at de flytter med når man ikke får dem udfyldt på den planlagte dag. Så hvis jeg ikke når alt det jeg skal i dag, så står det automatisk på min to-do i morgen – og flytter med indtil jeg får dem krydset af. Og jeg kan naturligvis også sætte dem til at gentage, tilføje noter, underopgaver og meget mere.

Så – alt godt.

Google assistant

Men det eneste sted de ikke har integreret det her er i Google Assistant. Ellers måske det mest oplagte sted at have det.

Jeg bruger assistant hele tiden. Der er små assistenter i mit hus – og i bilen kører jeg med Android Auto. Jeg er vant til at kunne sige “Hey Google – tilføj hård spiritus til min indkøbsliste” og så er det skrevet på familiens delte liste på shoppinglist.google.com. Det er smart at kunne det i bilen, hvor man ikke skal sidde og rode med telefonen, men bare kan trykke på en knap på rattet, fyre kommandoen af og så husker jeg at købe mere chilisauce. Den funktion ville jo være ideel også at have til min to-do-liste. Så jeg kører på arbejde og undervejs kommer i tanke om noget VIRKELIG vigtigt – tryk på knap, sig kommando, står på liste. Oplagt ikke?

Så jeg prøver med “Hey Google – tilføj opgave” – og resultatet er at assistenten svarer “Hvad er titlen på begivenheden?”

What the actual fuck? For de uindviede opererer Googles kalender med begivenheder, opgaver og påmindelser. Og det er ikke det samme. En begivenhed er en almindelig kalenderindførsel. Den har titel, dato og tidspunkt. En påmindelse er en reminder – en alarm – igen med titel, dato og tidspunkt. Og med mulighed for at markere som udført. Godt til at huske noget på bestemte tidspunkter på en dag. Og opgaver er så netop opgaver som står i huskelisten (tasks). De har som udgangspunkt en dato – eller hvis de er lavet i huskelisten kan de også være helt uden dato.

Jeg kan altså lave begivenheder ved at sige “Hey Google – tilføj opgave” – og jeg kan lave påmindelser med at sige “Hey Google – husk mig på …”. Men hvad så hvis jeg siger “Hey Google, tilføj skriv blogindlæg til huskeliste”? Det burde da virke ikke?

Nej – for så står det på min indkøbsliste sammen med hård spiritus og chilisauce! Og det står ikke i min Gmail, min kalender eller nogen andre steder.

Hvis det her er hvad Googles samlede maskinlæringskapacitet kan præstere, så er vi godt nok temmelig langt fra Skynet.

Suk.

Jeg er storforbruger af gratis Slack – så det faktum at Slack ændrer sine gratis konti har fået mig til at overveje min fremtidige brug af systemet. Bliver det faktisk bedre eller dårligere? Bemærk at jeg her KUN forholder mig til den gratis udgave af Slack – ikke de nye Pro-planer.

På bloggen har Slacks ledelse, naturligvis, fremlagt de her ændringer som noget positivt. Hvad skulle de dog ellers? Faktisk mener de at vi gratis brugere får MERE og ikke mindre. Really? Mere om det senere.

Før jeg går i gang med ændringerne så lige lidt om hvordan jeg bruger Slack. Jeg bruger det på to forskellige måder:

• Når jeg underviser i Projektledelse som akademifag laver jeg altid et Slack-team til de studerende. Holdet varer 6 uger, hvorefter der er eksamen og jeg nedlægger serveren
• I de foreninger hvor jeg står for kommunikationen har jeg også Slack-teams. Her er Foreningen Stenvad Mosebrug den største jeg har – hvor der er ca 20 bestyrelsesmedlemmer og andre tilknyttet. I fremtiden formentlig endnu flere da frivillige omkring foreningen også bliver inviteret indenfor.

De to brugsscenarier er meget forskellige – og ændringerne som Slack har lavet rammer de to scenarier MEGET forskelligt.

Hvilke ændringer?

Lad os lige se på ændringerne. Indtil nu har det været sådan, at jeg med et gratis team på Slack fik gemt de sidste 10.000 beskeder – og havde 5 gb plads til filer. Fra 1. september hedder reglen, at jeg har 90 dage. Alle de beskeder vi gider, alle de filer vi har lyst til – men efter 90 dage er de gone daddy gone. Ikke længere tilgængelige. Altså medmindre vi opgraderer til en betalt plan, for så kan Slack godt låse op for godteposen igen. Til de privatlivsfokuserede skal det så også siges, at man godt kan sætte en sletningsperiode så de bliver SLETTET og ikke kan genfindes selvom man betaler.

Til gengæld får man også nu som gratis team adgang til “clips” hvor man kan sende lyd og videoklip til hinanden.

Slack selv mener, at de her, for de fleste gratis teams faktisk giver mere end man får i dag. Som de skriver i blogindlægget

The majority of our active free teams will have access to more of their message history with the new 90-day limit compared to the previous limit.

The team at Slack

Man må jo tro dem når de siger det, men alligevel lyder det ret vildt. At de fleste gratis Slack-teams skriver mere end 10.000 beskeder på 90 dage? Det er over 110 beskeder i gennemsnit om dagen. Det har i hvert tilfælde ikke været tilfældet i nogen af de teams jeg har været medlem af – men de er naturligvis også noget mindre.

Så hvad gør jeg nu?

Tilbage til mine to anvendelser af Slack. Til akademifagene er sagen jo klar. De lukker altid efter ca 6 uger, så 90 dages sletningsperiode gør ingen forskel. Adgangen til clips og større filer gør objektivt tingene bedre. Så for dem er resultatet af den nye politik dobbelt plus godt …

Men – tingene er mere komplicerede med foreningerne. Vi er ikke tæt på de 10.000 beskeder eller 5 gb af filer. Så umiddelbart er den nye politik en klar forringelse. Naturligvis kunne løsningen være at gå pro – men til 81€ pr. person pr. år taler vi om udgifter startende med 12.000dkk om året, og hvis de frivillige inviteres indenfor måske meget mere. Så det er den gratis udgave – eller noget helt andet som f.eks. en Facebook-gruppe.

Min første reaktion var, at det var et no-go for os ikke længere at have Slack som arkiv. Men helt ærligt – Slack er et elendigt arkiv i forvejen. At søge tilbage i gamle beskeder for at finde hoved og hale i en to år gammel samtale er sjældent nogen god oplevelse. Så under alle omstændigheder har vi andre måder at arkivere på. Referater fra bestyrelsesmøder, noter, oplæg – altsammen noget der ligger som filer i vores filarkiv på Onedrive.

Så er Slack stadig en løsning? Jeg er kommet frem til den konklusion, at det er det. Fordi ændringen i virkeligheden understøtter Slack som en platform for samtale – og for at dele ting i øjeblikket. Og tilførelsen af “clips” ser jeg som en gigantisk fordel for arbejdet i foreningen fordi den meget teksttunge kommunikation også kan være en udfordring.

Det kommer til at kræve, at vi nogen gange laver referater af samtaler på Slack. At vi måske direkte gemmer hele samtaler fra tid til anden. Det kommer til at kræve arkivdisciplin. Men det er jo – alt andet lige – ikke nogen dårlig ting at lære.

Har du nogensinde siddet i bestyrelsen i den lokale idrætsklub, spejderne, en lille NGO eller noget helt femte – eller været involveret som frivillig uden at være med i bestyrelsen? Så kender du næsten helt sikkert til følelsen af informationssiloer der uvægerligt opstår i den type af organisationer.

Flade strukturer skaber usynlige hierarkier

Mindre frivillige organisationer udmærker sig stort set altid ved at have meget flade strukturer. Der er ikke noget stort indviklet organisationsdiagram og “her hos os er vi alle sammen lige”-mantraet lever i allerhøjeste grad i foreningsdanmark. Men helt ærligt – vi ved jo godt at det er løgn. Nogen er altid mere lige end andre.

I den frivillige organisation er der mange kilder til hierarkier, og for den udeforstående kan det være svært at se, hvorfor at A virker som om hun bestemmer mere end B. Nogen gange er det bare et spørgsmål om anciennitet. Andre gange evner. Eller flid. Eller bare det gode netværk, det vindende væsen, den overbevisende retorik eller ganske enkelt den som lægger flest timer. Det bliver et merito-artisto-oligar-pluto-demo-krati.

Dette er sådan set ikke et problem i sig selv. Nogen skal jo bestemme, og det virker fair at dem som har lagt flest timer, ved mest og kan mest er dem som bestemmer. Sådan er vi som sociale dyr. Problemet bliver når dette usynlige hierarki lukker sig om sig selv. Når organisationen godt nok holder bestyrelsesmøder, udvalgsmøder, generalforsamlinger og alt muligt andet – men beslutningerne i virkeligheden tages af den usynlige elite mellem møderne.

Den gnidningsløse organisation

Det her er ikke kun relevant for den frivillige organisation, men det er mere udtalt. I virksomheder og organisationer, hvor folk har fuldtidsjobs er det sværere at have de her usynlige beslutningsstrukturer. Især i det klassiske kontormiljø kan enhver se, hvem der taler med hvem – og dermed bliver strukturerne synlige, og alle kan reagere på dem.

Men da Corona sendte os allesammen hjem blev mange kontorarbejdspladser gnidningsløse. Kommunikationen blev usynlig og hierarkierne blev skjulte. Enhver der har siddet hjemme og arbejdet ved hvor svært det kan være at vide, hvad ens kollegaer laver. Men trods alt er der, i hvert tilfælde i de fleste virksomheder, et system af ledere og mellemledere som sætter tingene i en anden form for struktur. Det kan godt være det var utilfredsstillende at arbejde hjemme og føle sig “sat udenfor”, men det var ikke umuligt.

I den frivillige organisation har det været sådan lang tid før pandemier lærte os nyt om arbejdslivet. Da det netop er frivilligt vil en størstedelen af medlemmerne, de frivillige, ikke kunne være til stede hver dag, hver uge eller sågar hver måned. Det har altid efterladt initiativet til de mest aktive – til dem der bruger al deres fritid i hallen og som er parate til at tage en hurtig snak i cafeteriet.

Rekrutteringsproblemet

Jeg har endnu ikke mødt en frivillig organisation der ikke led af rekrutteringsproblemer. Der er aldrig frivillige nok som har lyst til at stille op. Der mangler hænder, kompetencer, manpower, kontingenter og ideer.

Min påstand er, at den frivillige organisations lukkede struktur er en vigtig del af dette problem. Hvorfor bruge sin dyrebare fritid på at være frivillig i en organisation, hvor beslutningerne bliver taget hen over hovedet på en – og man ikke engang kan finde ud af hvorfor eller af hvem?

Vi er blevet vant til en vis grad af gennemsigtighed i beslutningsprocesserne på mange arbejdspladser. Den samme gennemsigtighed bliver nødt til at være til stede i den frivillige organisation. Bare i endnu højere grad. Fordi der faktisk ikke er noget som helt rationelt argument for at lade være.

Magt og hemmeligheder

Begrebet “radikal transparens” blev populariseret af virksomheder som Google og især Gitlab. Organisationer der i høj grad har distribueret arbejdskraft (også før pandemien), og hvor behovet for gennemsigtighed derfor bliver større. I sin korte form handler det om at alting, som udgangspunkt, er tilgængeligt for alle. Hos Gitlab betyder det, at man dokumenterer ALTING og at alle de dokumenter er tilgængelige for alle. Har du haft et møde? Mødenoterne er at finde for dem som er interesserede. Har det været et videomøde? Så er det naturligvis blevet optaget og tilgængeligt.

Faktum er at hemmelighedskræmmeri er magt – fordi viden er magt.

Når jeg præsenterer konceptet omkring radikal transparens for andre så bliver jeg stort set altid mødt med en reaktion i stil med: “Det lyder spændende, men det ville aldrig virke hos os”. For det meste efterfulgt af en række mere eller mindre valide begrundelser for hvorfor. Noget med forretningshemmeligheder, information overload, spildtid, behov for fortrolige rum og den slags.

Faktum er at hemmelighedskræmmeri er magt – fordi viden er magt. Hvis du giver al din viden ud mister du magt. Det er ikke engang noget du bilder dig ind. Det er klart, at eksklusiv viden giver mere indflydelse og magt. Men for både det enkelte medlem af en frivillig organisation og for organisationen som helhed er det også skrøbeligt. Når viden koncentreres hos få individer i en organisation gør det den sårbar. Hvis personen med viden rejser sig og går, hvilket sker ret tit i den frivillige organisation, så er tabet enormt. Der er ikke opsigelsesvarsler og procedurer som vi kender fra virksomheder i de frivillige organisationer. Organisationen får ikke adgang til det afgående medlems email eller kontaktdatabase.

Men først og fremmest er det ressourcespild. Man bruger enorme mængder af tid på at holde ting hemmelige, diskutere på to-mands hånd, tjekke af med baglandet – og til så efterfølgende at orientere organisationen en gang til. Det er opslidende for det enkelte medlem – og efterlader i sidste ende den frivillige organisation med færre ressourcer til kerneopgaven. Fordi energien bliver brugt i det politisk/taktiske-rum.

Radikal transparens

Der er intet sted, hvor tankerne bare radikal transparens passer bedre end i non-profit verdenen. Her er organisationer, oftest med demokratiske valg til bestyrelser etc., som sjældent bærer på forretningshemmeligheder, meddelelser til fondsbørsen eller andet. Der er intet i den frivillige organisation som behøver at være hemmeligt.

Vi har teknologien til det. Den frivillige organisation kan for ganske få penge (faktisk ofte gratis) organisere sig omkring åbne webteknologier. De kan have åbne kanaler på Slack – eller have et website, hvor diskussioner kan føres på debatfora, referater fra bestyrelsen og udvalg kan ligge åbent tilgængeligt – og hvor man endda kunne supplere med videooptagelser fra de møder som bliver holdt på Teams, Zoom, Meet eller hvad man vælger at bruge. Hvis man er mere nørdet anlagt kunne man overveje en wiki-lignende struktur som den GitLab bruger.

For de eksisterende medlemmer af en organisation vil det kræve tilvænning, men vil i sidste ende formentlig opleves som en befrielse. For nye medlemmer og interesserede vil det være en guldgrube af viden – og gøre det langt nemmere at onboarde i den frivillige organisation.

Så spørgsmålet er bare om vi tør.

Efter et år med virtuelle møder, samarbejder og socialisering skulle man tro, at vi var ved at være gode til det. Og måske er vi. Men det er bare som om det hele bliver meget mere kompliceret så snart vi er mere end to.

Før den den store virus kom og erobrede dagsordenen var jeg først freelancer og senere bare “remote worker”. Jeg var vant til at samarbejde digitalt – og vidste også godt, at mange jeg arbejdede sammen med følte at det var … bedre … hvis man mødtes fysisk. Det førte til mange kilometer i bil til projektmøder og en masse andet. Fair nok – virtuelle samarbejdsværktøjer er ikke for alle tænkte jeg.

Så kom pandemien og alle blev sendt hjem. Teams, Slack og Zoom blev fundet frem fra skrivebordsskufferne og mange begyndte, måske med en smule modvilje først, at bruge dem. Og mange opdagede at det faktisk fungerede fint. At vi godt kan holde effektive møder uden at udveksle aerosoler. At vi godt kan få noget fra hånden uden at kaffen kommer fra samme kaffemaskine.

Der var en pionerånd i starten, dengang i marts. Vi ville have det til at fungere. Og efterhånden kom der rutine i det.

Det asynkrone samarbejde

Det handlede meget om møder i starten, men fordi de foregik på Teams begyndte flere at bruge chatten. Jeg kan med glæde meddele at mængden af email som ligger i min indbakke er faldet med 80% siden marts 2020. Fordi de faste samarbejder i høj grad er flyttet over i Teams og Slack. Nice!

Det fungerer fantastisk når man er to. Den løbende onlinesamtale virker det som om alle mere eller mindre har taget til sig. Måske fordi vi allerede kender den fra SMS, Messenger og alle mulige andre steder. Det er effektivt, fokuseret og meget hurtigere end de uendeligt mange mails.

Men ikke alle projekter laves af to personer. Faktisk er de fleste projekter et samarbejde mellem mere end to. Og der sker der noget. Eller nærmere – der sker der ikke noget.

1% af ansvaret

Jeg tror ikke det er systemernes skyld – og jeg tvivler på at vi kan designe os ud af det. Men ligeså snart det er en samtale på chat med mere end to deltagere så går det i stå. Måske fordi vi hurtigt kan bilde os selv ind, at det er de andre to der taler sammen og vi bare læser med. Hvis alle tre mener det så … sker der sgu ikke ret meget.

En af mine venner sagde en gang til mig at delt ansvar er 1% til hver – og derfor fungerer det ikke. Det samme er gældende her. Det er simpelthen ikke mit problem at fremme samtalen. Det er bare heller ikke dit eller hende den tredje som er i samtalen.

Så derfor holder vi fysiske møder så snart vi er mere end to. Såsætter vi os ned, drikker kaffe, deler aerosoler og planlægger hvem der skal gøre hvad. Som vi så skal følge op på i chatten, men der er der ingen der svarer så vi er nødt til at holde endnu et møde … og så videre.

Teamsind

Årets ord er “samfundssind”. Fordi vi er gode til at tage ansvar for samfundet. Passe på hinanden. Være opmærksomme på reglerne. Det er godt og vigtigt. Men det løser ikke de små problemer.

På en eller anden måde må vi oparbejde et virtuelt teamsind. At det som nogen skriver i chatten er ligeså vigtigt og kræver ligeså meget svar og overvejelse som hvis de sagde det til et fysisk møde. At det er ligeså forpligtende.

Det må vi hjælpe hinanden til.

Det starter hver morgen med en kop kaffe, en playliste på Spotify, min kalender og en god pen. Det er de fem minutter der gør, at jeg kan begynde min dag uden at gå i panik over de mange ting jeg skal nå.

Jeg tror ikke jeg kan tælle hvor mange systemer jeg har forsøgt til at holde styr på opgaver. Alverdens to-do-apps, kalendersystemer, GTD-filosofier og alt muligt andet. Det startede for mange år siden med “Remember the Milk” og fortsatte op til 2020. Indtil jeg fandt et system der faktisk virker. Og det er 100% analogt.

Nu er 2020 næsten gået, og jeg har holdt fast. Det er det længste jeg nogensinde har kørt et “sådan husker jeg hvad jeg skal lave”-system. Det har gjort det som det skulle. Nemlig sørger for, at jeg får lavet det jeg skal. Men endnu vigtigere – sørget for at jeg også kan udsætte det som ikke er vigtigt til senere uden at have dårlig samvittighed over det.

Elementer

Det vigtigste element er kalenderen. En god gammeldags papirkalender med 1 dag pr. side. Der skal være godt med plads. Paperblanks har nogle pæne, men andre notesbogsfirmaer kan også levere. Man kunne teoretisk også gøre det i en klassisk Mayland-kalender, men så forsvinder den ikke uvæsentlige æstetiske dimension. Sådanne ritualer skal være behagelige. Derfor skal kalenderen være pæn, kaffen god og pennen behagelig at skrive med. Med alt det på plads kan jeg så sætte mig ned, åbne kalenderen på dagens side og starte derfra.

Og der er en grund til at det skal være en kalender og ikke en notesbog. Jeg prøvede en overgang med en notesbog, men det er en stor fordel i kalenderen at jeg kan skrive opgaver og begivenheder ind i fremtiden. Udsættelse er en af nøglerne til succes.

Der er 7 notationer i mit system – stærkt inspireret af Bullet Journal, men nogle elementer er nye og andre er droppet.

Det første element er stregen “-“. Den indikerer en begivenhed eller en aftale. Ikke noget som skal krydses af, men noget som jeg skal den dag. Tandlæge, eksamen, undervisning, podcastoptagelse eller noget helt femte. Det er tit aftalerne der sætter tonen for dagen. Ofte vil der allerede stå aftaler eller begivenheder på siden når jeg åbner kalenderen om morgenen fordi de er planlagt på forhånd.

Grundtegnet – det vigtigste – er prikken “•”. Den indikerer en opgave som skal udføres i dag. Igen kan der sagtens være opgaver allerede skrevet ind, som er blevet udsat fra tidligere (mere om det senere).

Alt kan være en opgave, og for mig betyder det noget at have en del forskellige. Så der altid er en nem en at tage fat på. Så derfor kan “Færdiggøre videoer til ledelsesundervisning” være side om side med “Bestil tid hos frisøren”. Begge er ting som skal gøres – en mere langvarig end den anden.

En særlig form for opgave er den uopsættelige. Den markeres med et udråbstegn foran prikken “! •”. Hvis jeg er i dramatisk humør bruger jeg en rød pen til udråbstegnet. Det markerer de ting som jeg SKAL lave i dag og som ikke kan udsættes til i morgen. De ting som jeg, hvis jeg er klog, starter med at lave.

De fire øvrige notationer bruges i løbet af dagen til at håndtere opgaverne:

En skråstreg gennem prikken markerer, at opgaven er påbegyndt, men ikke afsluttet

Et kryds gennem prikken markerer, at opgaven er fuldført

En vinkel med spids i prikken markerer, at opgaven er udsat til en anden dag. Udsættelser er naturlige og vi kan ikke undgå dem. Men de skal håndteres. Så ligeså snart jeg opdager, at jeg er nødt til at udsætte en opgave så sætter jeg vinklen i den – og skriver den ind på en ny dato. Oftest på dagen efter, men hvis jeg med det samme kan se at den dag når jeg det HELLER ikke flytter jeg til den nærmeste dag, hvor jeg faktisk kan nå at gøre det.

Og endelig er der overstregningen. En opgave som ganske enkelt er opgivet. Det kan være meget tilfredsstillende når man erkender, at en opgave man har skubbet foran sig længe bare ikke skal skubbes mere, men bare droppes. Fordi det ikke længere er aktuelt – eller måske fordi det var en dårlig ide fra starten.

Dagen

Hele dagen har jeg kalenderen og pennen hos mig, så jeg kan skrive nye ting ind, markere som udført eller vælge at udsætte. Og når dagen slutter sætter jeg mig med kalenderen igen. Markerer hvad der måske ikke er blevet markeret. Udsætter det jeg ikke nåede. Det eneste som betyder noget er at der ikke er nogen prikker • nogen steder. At alt er blevet markeret.

Så sover man bedre om natten.

For at være produktiv er jeg nødt til også at være uproduktiv. Nødt til at opsøge kontrasten mellem effektivitet og tiden til at lave noget, næsten, unyttigt. Min unyttige passion for tiden er at gå. Ganske enkelt. Enten starte dagen med at vandre til kontoret – der ca 4 km hver vej – eller, hvis jeg er nødt til at have bilen med så køre til et sted jeg ikke har været … og så bare gå.

Gå på den måde, hvor man håber at kunne finde tilbage – men også vide, at man ingen anelse har om, hvor lang turen bliver. Eller næsten.

Jeg starter med at gå 1-2 km i en retning. Hvis der ikke er tegn på nogle spændende muligheder så vender jeg om og går tilbage samme vej som jeg kom. Det er altid lidt et nederlag at gå tilbage i egne fodspor, men man kan jo ikke vinde hver gang. Andre gange møder jeg så et sted hvor vejen forgrener sig – og så vælger jeg sidevejen i håb om, at den på en eller anden måde vil føre mig tilbage til udgangspunktet.

Sådan en vej fandt jeg i dag. Efter at have gået langs vandet i 2 km kunne jeg vælge mellem at fortsætte langs vandet, vende om eller dreje til højre ind i skoven.

Godt jeg drejede

• 

• 

• 

• 

Always take the long way home

View this post on Instagram

A post shared by Adam Bindslev (@adambindslev)