Overblik eller kaos – mit ritual til at skabe orden

Det starter hver morgen med en kop kaffe, en playliste på Spotify, min kalender og en god pen. Det er de fem minutter der gør, at jeg kan begynde min dag uden at gå i panik over de mange ting jeg skal nå.

Jeg tror ikke jeg kan tælle hvor mange systemer jeg har forsøgt til at holde styr på opgaver. Alverdens to-do-apps, kalendersystemer, GTD-filosofier og alt muligt andet. Det startede for mange år siden med “Remember the Milk” og fortsatte op til 2020. Indtil jeg fandt et system der faktisk virker. Og det er 100% analogt.

Nu er 2020 næsten gået, og jeg har holdt fast. Det er det længste jeg nogensinde har kørt et “sådan husker jeg hvad jeg skal lave”-system. Det har gjort det som det skulle. Nemlig sørger for, at jeg får lavet det jeg skal. Men endnu vigtigere – sørget for at jeg også kan udsætte det som ikke er vigtigt til senere uden at have dårlig samvittighed over det.

Elementer

Det vigtigste element er kalenderen. En god gammeldags papirkalender med 1 dag pr. side. Der skal være godt med plads. Paperblanks har nogle pæne, men andre notesbogsfirmaer kan også levere. Man kunne teoretisk også gøre det i en klassisk Mayland-kalender, men så forsvinder den ikke uvæsentlige æstetiske dimension. Sådanne ritualer skal være behagelige. Derfor skal kalenderen være pæn, kaffen god og pennen behagelig at skrive med. Med alt det på plads kan jeg så sætte mig ned, åbne kalenderen på dagens side og starte derfra.

Og der er en grund til at det skal være en kalender og ikke en notesbog. Jeg prøvede en overgang med en notesbog, men det er en stor fordel i kalenderen at jeg kan skrive opgaver og begivenheder ind i fremtiden. Udsættelse er en af nøglerne til succes.

notationen

Der er 7 notationer i mit system – stærkt inspireret af Bullet Journal, men nogle elementer er nye og andre er droppet.

Det første element er stregen “-“. Den indikerer en begivenhed eller en aftale. Ikke noget som skal krydses af, men noget som jeg skal den dag. Tandlæge, eksamen, undervisning, podcastoptagelse eller noget helt femte. Det er tit aftalerne der sætter tonen for dagen. Ofte vil der allerede stå aftaler eller begivenheder på siden når jeg åbner kalenderen om morgenen fordi de er planlagt på forhånd.

Grundtegnet – det vigtigste – er prikken “•”. Den indikerer en opgave som skal udføres i dag. Igen kan der sagtens være opgaver allerede skrevet ind, som er blevet udsat fra tidligere (mere om det senere).

Alt kan være en opgave, og for mig betyder det noget at have en del forskellige. Så der altid er en nem en at tage fat på. Så derfor kan “Færdiggøre videoer til ledelsesundervisning” være side om side med “Bestil tid hos frisøren”. Begge er ting som skal gøres – en mere langvarig end den anden.

En særlig form for opgave er den uopsættelige. Den markeres med et udråbstegn foran prikken “! •”. Hvis jeg er i dramatisk humør bruger jeg en rød pen til udråbstegnet. Det markerer de ting som jeg SKAL lave i dag og som ikke kan udsættes til i morgen. De ting som jeg, hvis jeg er klog, starter med at lave.

De fire øvrige notationer bruges i løbet af dagen til at håndtere opgaverne:

En skråstreg gennem prikken markerer, at opgaven er påbegyndt, men ikke afsluttet

Et kryds gennem prikken markerer, at opgaven er fuldført

En vinkel med spids i prikken markerer, at opgaven er udsat til en anden dag. Udsættelser er naturlige og vi kan ikke undgå dem. Men de skal håndteres. Så ligeså snart jeg opdager, at jeg er nødt til at udsætte en opgave så sætter jeg vinklen i den – og skriver den ind på en ny dato. Oftest på dagen efter, men hvis jeg med det samme kan se at den dag når jeg det HELLER ikke flytter jeg til den nærmeste dag, hvor jeg faktisk kan nå at gøre det.

Og endelig er der overstregningen. En opgave som ganske enkelt er opgivet. Det kan være meget tilfredsstillende når man erkender, at en opgave man har skubbet foran sig længe bare ikke skal skubbes mere, men bare droppes. Fordi det ikke længere er aktuelt – eller måske fordi det var en dårlig ide fra starten.

Dagen

Hele dagen har jeg kalenderen og pennen hos mig, så jeg kan skrive nye ting ind, markere som udført eller vælge at udsætte. Og når dagen slutter sætter jeg mig med kalenderen igen. Markerer hvad der måske ikke er blevet markeret. Udsætter det jeg ikke nåede. Det eneste som betyder noget er at der ikke er nogen prikker • nogen steder. At alt er blevet markeret.

Så sover man bedre om natten.