Har du nogensinde siddet i bestyrelsen i den lokale idrætsklub, spejderne, en lille NGO eller noget helt femte – eller været involveret som frivillig uden at være med i bestyrelsen? Så kender du næsten helt sikkert til følelsen af informationssiloer der uvægerligt opstår i den type af organisationer.
Flade strukturer skaber usynlige hierarkier
Mindre frivillige organisationer udmærker sig stort set altid ved at have meget flade strukturer. Der er ikke noget stort indviklet organisationsdiagram og “her hos os er vi alle sammen lige”-mantraet lever i allerhøjeste grad i foreningsdanmark. Men helt ærligt – vi ved jo godt at det er løgn. Nogen er altid mere lige end andre.
I den frivillige organisation er der mange kilder til hierarkier, og for den udeforstående kan det være svært at se, hvorfor at A virker som om hun bestemmer mere end B. Nogen gange er det bare et spørgsmål om anciennitet. Andre gange evner. Eller flid. Eller bare det gode netværk, det vindende væsen, den overbevisende retorik eller ganske enkelt den som lægger flest timer. Det bliver et merito-artisto-oligar-pluto-demo-krati.
Dette er sådan set ikke et problem i sig selv. Nogen skal jo bestemme, og det virker fair at dem som har lagt flest timer, ved mest og kan mest er dem som bestemmer. Sådan er vi som sociale dyr. Problemet bliver når dette usynlige hierarki lukker sig om sig selv. Når organisationen godt nok holder bestyrelsesmøder, udvalgsmøder, generalforsamlinger og alt muligt andet – men beslutningerne i virkeligheden tages af den usynlige elite mellem møderne.
Den gnidningsløse organisation
Det her er ikke kun relevant for den frivillige organisation, men det er mere udtalt. I virksomheder og organisationer, hvor folk har fuldtidsjobs er det sværere at have de her usynlige beslutningsstrukturer. Især i det klassiske kontormiljø kan enhver se, hvem der taler med hvem – og dermed bliver strukturerne synlige, og alle kan reagere på dem.
Men da Corona sendte os allesammen hjem blev mange kontorarbejdspladser gnidningsløse. Kommunikationen blev usynlig og hierarkierne blev skjulte. Enhver der har siddet hjemme og arbejdet ved hvor svært det kan være at vide, hvad ens kollegaer laver. Men trods alt er der, i hvert tilfælde i de fleste virksomheder, et system af ledere og mellemledere som sætter tingene i en anden form for struktur. Det kan godt være det var utilfredsstillende at arbejde hjemme og føle sig “sat udenfor”, men det var ikke umuligt.
I den frivillige organisation har det været sådan lang tid før pandemier lærte os nyt om arbejdslivet. Da det netop er frivilligt vil en størstedelen af medlemmerne, de frivillige, ikke kunne være til stede hver dag, hver uge eller sågar hver måned. Det har altid efterladt initiativet til de mest aktive – til dem der bruger al deres fritid i hallen og som er parate til at tage en hurtig snak i cafeteriet.
Rekrutteringsproblemet
Jeg har endnu ikke mødt en frivillig organisation der ikke led af rekrutteringsproblemer. Der er aldrig frivillige nok som har lyst til at stille op. Der mangler hænder, kompetencer, manpower, kontingenter og ideer.
Min påstand er, at den frivillige organisations lukkede struktur er en vigtig del af dette problem. Hvorfor bruge sin dyrebare fritid på at være frivillig i en organisation, hvor beslutningerne bliver taget hen over hovedet på en – og man ikke engang kan finde ud af hvorfor eller af hvem?
Vi er blevet vant til en vis grad af gennemsigtighed i beslutningsprocesserne på mange arbejdspladser. Den samme gennemsigtighed bliver nødt til at være til stede i den frivillige organisation. Bare i endnu højere grad. Fordi der faktisk ikke er noget som helt rationelt argument for at lade være.
Magt og hemmeligheder
Begrebet “radikal transparens” blev populariseret af virksomheder som Google og især Gitlab. Organisationer der i høj grad har distribueret arbejdskraft (også før pandemien), og hvor behovet for gennemsigtighed derfor bliver større. I sin korte form handler det om at alting, som udgangspunkt, er tilgængeligt for alle. Hos Gitlab betyder det, at man dokumenterer ALTING og at alle de dokumenter er tilgængelige for alle. Har du haft et møde? Mødenoterne er at finde for dem som er interesserede. Har det været et videomøde? Så er det naturligvis blevet optaget og tilgængeligt.
Faktum er at hemmelighedskræmmeri er magt – fordi viden er magt.
Når jeg præsenterer konceptet omkring radikal transparens for andre så bliver jeg stort set altid mødt med en reaktion i stil med: “Det lyder spændende, men det ville aldrig virke hos os”. For det meste efterfulgt af en række mere eller mindre valide begrundelser for hvorfor. Noget med forretningshemmeligheder, information overload, spildtid, behov for fortrolige rum og den slags.
Faktum er at hemmelighedskræmmeri er magt – fordi viden er magt. Hvis du giver al din viden ud mister du magt. Det er ikke engang noget du bilder dig ind. Det er klart, at eksklusiv viden giver mere indflydelse og magt. Men for både det enkelte medlem af en frivillig organisation og for organisationen som helhed er det også skrøbeligt. Når viden koncentreres hos få individer i en organisation gør det den sårbar. Hvis personen med viden rejser sig og går, hvilket sker ret tit i den frivillige organisation, så er tabet enormt. Der er ikke opsigelsesvarsler og procedurer som vi kender fra virksomheder i de frivillige organisationer. Organisationen får ikke adgang til det afgående medlems email eller kontaktdatabase.
Men først og fremmest er det ressourcespild. Man bruger enorme mængder af tid på at holde ting hemmelige, diskutere på to-mands hånd, tjekke af med baglandet – og til så efterfølgende at orientere organisationen en gang til. Det er opslidende for det enkelte medlem – og efterlader i sidste ende den frivillige organisation med færre ressourcer til kerneopgaven. Fordi energien bliver brugt i det politisk/taktiske-rum.
Radikal transparens
Der er intet sted, hvor tankerne bare radikal transparens passer bedre end i non-profit verdenen. Her er organisationer, oftest med demokratiske valg til bestyrelser etc., som sjældent bærer på forretningshemmeligheder, meddelelser til fondsbørsen eller andet. Der er intet i den frivillige organisation som behøver at være hemmeligt.
Vi har teknologien til det. Den frivillige organisation kan for ganske få penge (faktisk ofte gratis) organisere sig omkring åbne webteknologier. De kan have åbne kanaler på Slack – eller have et website, hvor diskussioner kan føres på debatfora, referater fra bestyrelsen og udvalg kan ligge åbent tilgængeligt – og hvor man endda kunne supplere med videooptagelser fra de møder som bliver holdt på Teams, Zoom, Meet eller hvad man vælger at bruge. Hvis man er mere nørdet anlagt kunne man overveje en wiki-lignende struktur som den GitLab bruger.
For de eksisterende medlemmer af en organisation vil det kræve tilvænning, men vil i sidste ende formentlig opleves som en befrielse. For nye medlemmer og interesserede vil det være en guldgrube af viden – og gøre det langt nemmere at onboarde i den frivillige organisation.
Så spørgsmålet er bare om vi tør.